1 - Estes termos de serviço regulam a relação estabelecida entre a Certain Cypher, Lda com o número de identificação fiscal 517 720 345, com sede na Rua Santa Bárbara 45 – 4400 289 Vila Nova de Gaia – Portugal, adiante designada por Doctusware e o cliente, devidamente identificado junto da nossa empresa, adiante designado por Cliente no âmbito da utilização do software de faturação e gestão comercial Doctusware, produzido pela Doctusware, certificado pela AT com o n.º 2747 que corresponde também a uma marca registada que usa comercialmente. Os termos de serviço que ora se enunciam consideram-se amplamente difundidos, e sempre atualizados, pelo sítio Web do Doctusware, que pode ser acedido em www.doctusware.pt.

2 - Ao utilizar o serviço web Doctusware através do seu sítio web, da aplicação móvel ou das APP, o cliente declara ser imputável e maior de idade. No caso de o cliente ser uma empresa ou instituição, o utilizador declara estar legalmente em representação daquela na celebração deste contrato. Em ambos os casos a utilização do serviço web Doctusware na plataforma online representa a aceitação tácita dos presentes termos de serviço. Os dados de subscrição deverão ser completos e verdadeiros sendo da responsabilidade do utilizador a atualização daqueles sempre que ocorra alguma alteração que os modifique. O fornecimento de informações que se venham a verificar falsas poderão determinar o encerramento imediato da conta subscrita sem que haja lugar a indemnização pela perda de dados ou à devolução dos valores pagos e sem qualquer aviso prévio ao utilizador.

3 - O cliente compromete-se desde já a não utilizar as funcionalidades do programa Doctusware, através da sua plataforma online para o exercício de qualquer atividade ilícita sob pena de, se detetada pela Doctusware, esta proceder à completa eliminação da conta de utilização do software Doctusware sem qualquer tipo de aviso ao cliente, sem que este obtenha direito a qualquer tipo de indemnização e ainda a reportar às autoridades tutelares todos os elementos necessários ao apuramento de eventual matéria criminal. O cliente compromete-se a conhecer as condições legais de funcionamento de todas as atividades para as quais que venha a utilizar o Doctusware como ferramenta de faturação, e as respetivas condições de organização do processo contabilístico/fiscal. Todas as informações obtidas junto do apoio Doctusware deverão ser encaradas como sugestões técnicas e verificadas junto dos serviços de contabilidade do utilizador ou, não existindo, diretamente junto dos serviços da Autoridade Tributária.

4 - Estes Termos de Serviço estabelecem as condições gerais de fornecimento do software Doctusware e do respetivo acesso em regime de SaaS (Software as a Service/software como serviço) e em cloud (sistema de computação paralela), o que, doravante, será designado por Serviço, mediante o pagamento correspondente às condições contratadas nos planos disponíveis no momento da subscrição. O processamento do mencionado pagamento simboliza o momento de celebração de contrato entre as partes. O modelo de funcionamento em cloud significa que o utilizador deverá dispor de ligação à internet sempre que queira utilizar o programa e durante os períodos de utilização.

5 - O Serviço inclui a utilização de um software de faturação e gestão comercial certificado pela Autoridade Tributária na sua componente de emissão de documentação fiscal vinculativa, sempre com a versão mais atualizada e legalmente exigível. Toda a documentação referenciada como fiscalmente vinculativa é assinada digitalmente, correspondendo assim à definição legal de faturação electrónica e garantindo a autenticidade dos dados constantes nos documentos. O Cliente confere à Doctusware poderes bastantes para assinar digitalmente e em seu nome toda a documentação comercial vinculativa emitida cabendo-lhe a verificação da aceitação da fatura electrónica pelo cliente final.

6 - A Doctusware pode, a todo o momento, alterar as condições do objeto destes termos de serviço sendo que a utilização posterior do serviço por parte do Cliente representa a aceitação das alterações entretanto introduzidas.

7 - O Cliente escolherá, no momento da subscrição e através de conjuntos pré-formatados, apelidados de planos, as características do serviço a ser fornecido bem como do espaço temporal em que o serviço contratado deverá vigorar. O Cliente poderá fazer upgrade ou downgrade dos serviços subscritos sempre que o deseje.

8 - O período experimental é o previsto na legislação aplicável para a celebração de contratos à distância (14 días).

9 - O contrato que por este meio se estabelece é liquidado a priori, preferencialmente através de pagamento por via electrónica (Débito Directo, Multibanco ou transferência bancária) e não se renova automaticamente, sendo realizado um conjunto de procedimentos, devidamente comunicados por e-mail para o endereço fornecido pelo cliente no momento de subscrição. Os valores contratados são garantidos até ao final do ciclo de subscrição contratado sendo o valor de renovação o que se encontrar publicitado no site na data-fim do ciclo de subscrição contratado. A utilização do Doctusware pressupõe o pagamento do valor dos utilizadores ativos e contratados. Sempre que o período de inatividade na conta seja igual ou superior a 6 meses a reativação da conta terá um custo máximo de 24,00€ acrescido de IVA à taxa legal em vigor.

10 - A Doctusware poderá alterar os preços sem aviso direto a cada cliente, sendo que estas alterações de preço não têm efeitos retroativos, mas aplicar-se-ão à subscrição e renovação de serviços. Será dada publicidade a estas alterações no site do Doctusware em www.doctusware.pt

11 - Para a resolução do contrato basta deixar de utilizar a conta Doctusware.

12 - O Serviço pode ser suspenso sempre que haja necessidade de fazer upgrades ou correções ao serviço disponibilizado. Estas correções e atualizações e as quebras de serviço que lhes dão origem fazem parte integrante do modelo de software em cloud e são integralmente subscritas pelo cliente. Não haverá lugar a qualquer ressarcimento ao Cliente decorrente destas falhas de serviço sendo que o Cliente aceita ainda não responsabilizar contratual, ou criminalmente a Doctusware por qualquer dano que delas decorram.

13 - Os dados colocados online são da inteira responsabilidade do cliente que assume o risco por eventuais percas decorrentes de problemas de comunicação existentes entre a instalação ou o aparelho do Cliente e os servidores Doctusware. Para os dados convenientemente carregados no servidor Doctusware, a Doctusware disponibiliza backups redundantes e geograficamente distantes realizados várias vezes ao dia.

14 - Perante as possíveis falhas anunciadas em 13, o cliente assume o risco pelas falhas de serviço que não possam ser direta e comprovadamente imputáveis à Doctusware. Além deste risco, o cliente assume também o risco de má utilização ou extravio das credenciais de acesso ao serviço que poderão resultar em perdas de dados e cancelamento da conta.

15 - A Doctusware determina a sua reserva de propriedade intelectual do software Doctusware aos elementos disponibilizados e que não sejam carregados pelo cliente na aplicação, referindo-se concretamente, não só mas também, a elementos de desenho e outros elementos visuais, textos, código utilizado na programação, etc.. O Cliente só poderá fazer uso dos elementos mencionados e outros mediante autorização escrita da Doctusware.

16 - O cliente não poderá em caso algum solicitar adaptações pontuais para a utilização do serviço, já que o modelo de comercialização do Doctusware prevê a disponibilização como serviço a um conjunto alargado de clientes. O Doctusware é disponibilizado sob a condição \"as is\", ou seja com as caraterísticas/condições disponibilizadas no momento da subscrição.

17 - No caso de haver lugar ao encerramento definitivo do serviço, a Doctusware remeterá essa informação ao Cliente, com 30 dias de antecedência, mediante notificação para o email fornecido no momento de subscrição. Também para o email fornecido no momento de subscrição serão enviados todos os dados que constem da conta do cliente no momento de encerramento definitivo de serviço em formato de ficheiro SAFT ou listagem XLS/CSV.

18 - O Cliente assume todas as responsabilidades de relacionamento com a Administração Tributária pela sua atividade produtiva/comercial e pela forma como usa o Doctusware enquanto software de faturação, incluindo mas não se limitando a: pagamento de taxas e impostos decorrentes dos valores faturados, faturação fraudulenta, etc.. A Doctusware nunca poderá ser chamada a pagar taxas de atividades praticadas pelo Cliente, relacionadas ou não com o uso do Doctusware.

19 - Salvo os contratos de revenda e de afiliação especificamente celebrados, é expressamente proibido a cedência onerosa ou gratuíta do serviço subscrito a terceiros.

20 - A Doctusware garante a segurança e a privacidade de todos os dados inseridos corretamente no Doctusware. Os dados inseridos serão mantidos numa base de dados em ambiente inviolável, sujeito aos mais apertados controlos e restrições de acesso. Apenas os responsáveis técnicos da nossa empresa têm acesso aos servidores em que o software Doctusware está alojado. A ligação ao Doctusware faz-se através de certificado de segurança com encriptação, o que significa que os seus dados estarão sempre protegidos de terceiros.

21 - Ao Cliente é sempre garantido acesso aos respetivos dados para atualização ou eliminação, através do conjunto de credenciais que permitem a utilização do programa, pelo que urgimos a que estas sejam sempre mantidas em segurança e o seu extravio seja imediatamente comunicado à Doctusware pelo email apoio@doctusware.pt para cancelamento e emissão de novas credenciais.

22 - Os dados solicitados no momento da subscrição serão apenas utilizados na relação comercial da Doctusware com o Cliente e em caso algum esses dados serão fornecidos a terceiros. Também a estes dados é garantido o acesso para atualização e cancelamento mediante solicitação escrita. É no âmbito desta relação que a Doctusware poderá enviar a todos os clientes inscritos no Doctusware informações comerciais sobre mais produtos da empresa.

23 - De acordo com o plano subscrito, a conta de dados do Cliente pode suportar mais do que um utilizador. O cliente subscritor é responsável pela permissão de acesso à conta de utilizadores terceiros por si credenciados, fazendo ou não parte da entidade subscritora.

24 - Todos os servidores Doctusware têm monitorização permanente, para acautelar possíveis catástrofes e outros acontecimentos disruptivos. Sempre que se verifique um acontecimento disruptivo que coloque problemas de continuidade, serão repostos os dados em backup previamente recolhidos. O intervalo entre os dados recolhidos e os dados colocados online nunca ultrapassarão as 24H. O Cliente aceita este intervalo entre backups como fazendo parte integrante do serviço e declina responsabilizar civil ou criminalmente a Doctusware por eventuais perdas de dados no espaço temporal atrás definido.

25 - Sempre que se verifique a resolução do contrato por causas orgânicas, é garantido ao utilizador um período máximo de 90 dias para que possa recuperar as informações colocadas na plataforma, findo o qual os dados serão definitivamente eliminados.

26 - Enquadramento e considerações iniciais:A Doctusware está comprometida na proteção dos dados pessoais dos seus funcionários, clientes, fornecedores e outras partes interessadas e em garantir sua conformidade com toda a legislação relevante, com ênfase especial no Regulamento Geral de Proteção de Dados (Regulamento UE 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho). Como objeto principal da sua atuação, a Doctusware presta serviços de processamento de dados de faturação a empresas e sujeitos passivos seus clientes, atividade que obriga à recolha de dados pessoais de identificação fiscal dos clientes finais das empresas com quem a Doctusware se relaciona de forma direta. O Regulamento anteriormente aludido define obrigações a aplicar às entidades processadoras de dados por forma a definir as áreas de atuação, a tipificar e classificar os dados recolhidos e as finalidades de tratamento pretendidas para esses dados, obrigando mesmo a que os acordos de prestação de serviços entre responsável de tratamento e o processador de dados seja reduzido a escrito e constituído como um suporte que lhe sirva de base (considerando 81 e n.º 3 do art.º 28.º do Regulamento). Estes termos de serviço definem as informações que regulamentam a relação entre a Doctusware e as empresas suas clientes.

27 - Termos de Serviço do Contrato RGPD relativos ao Processador de Dados. Este acordo firmado entre a Doctusware e as empresas/sujeitos passivos seus clientes é vinculativo e constitui-se como peça demonstrativa de "compliance" da Doctusware e das empresas suas clientes com o RGPD no que diz respeito à adoção de medidas técnicas e organizativas aplicadas sobre o processamento de dados recolhidos pelas empresas e processados pela Doctusware no software que a representa e com que atua no mercado. Caso a utilização do Doctusware seja feita utilizando a API – Interface de Programação de Aplicações, o Doctusware não faz qualquer controlo sobre os dados pessoais recolhidos, sendo a aplicação do RGPD da total responsabilidade do utilizador deste interface. As secções a seguir definem as informações necessárias e os termos que devem ser considerados na prestação de serviço de faturação do Doctusware.

27.1 - Informação a ser especificada: 27.1.1 - Objeto da prestação de serviço, classificação dos dados e duração do processamento. A Doctusware faz processamento de dados pessoais inseridos em operações de faturação, que permitam a identificação do sujeito passivo de operações tributárias perante as autoridades fiscais e aduaneiras portuguesas ou estrangeiras, consoante a nacionalidade dos sujeitos passivos de impostos ou dos respetivos clientes. As necessidades de identificação fiscal estão subjugadas a operações de inquirição e fiscalização devidamente sancionadas e autorizadas pelas entidades competentes. Os prazos de manutenção dos dados pessoais recolhidos para efeitos de identificação fiscal, estão devidamente previstos em legislação conexa, nomeadamente os diplomas que enformam o Código do Imposto sobre Rendimento de Pessoas Coletivas e o Código do Imposto Sobre Valor Acrescentado. O tratamento feito com os dados fiscais encontra-se legitimado por estas peças legislativas, nos termos da alínea c) do n.º 1 do art.º 6.º do RGPD. Além dos dados de identificação fiscal, o Doctusware recolhe também dados de contactos de clientes e de potenciais clientes das empresas suas utilizadoras com o objetivo de prestação de assistência aos produtos comercializados e serviços prestados por parte das empresas a par com o objetivo de apresentação de propostas comerciais prospectivas, recolha legitimada pelo disposto na alínea f) do n.º 1 do art.º 6.º do RGPD. Em nenhuma circunstância a Doctusware se servirá dos dados pessoais recolhidos nas contas das empresas suas clientes para os ceder a terceiros, de forma gratuita ou de forma onerosa. 27.1.2 - Dados Sensíveis.Sempre que uma empresa cliente do Doctusware faça uso dos campos de recolha de dados disponibilizados no software para registo de dados especiais tal como definidos nos art.ºs 8.º, 9.º e 10.º do RGPD, deverá assegurar o respetivo consentimento do titular dos dados ou do seu representante legal e identificar, junto do Doctusware, os dados entretanto recolhidos para que sobre estes sejam aplicadas medidas de monitorização específicas, através de formulário específico disponibilizado para o efeito.

28 - Instruções de Tratamento Ainda que as opções de tratamento de dados estejam previamente definidas nas caraterísticas de funcionamento do Doctusware, concretamente na tipologia de documentos a serem emitidos e no tipo de consultas que as listagens destes documentos permitem, bem assim como no campo de dados pessoais a serem preenchidos, a aplicação das opções de tratamento ao conjunto de dados pertencentes a uma determinada empresa cliente do Doctusware é feita por esta com os dados em linha disponibilizados pelo programa. Excepcionalmente, o Doctusware pode substituir-se às empresas suas clientes no tratamento de dados desde que esse tratamento seja incluído em operações de assistência técnica ao software solicitadas pelas empresas clientes. As operações de assistência previamente caracterizadas serão sempre feitas por técnicos devidamente credenciados pela Doctusware devidamente conhecedores do Código de Ética e Responsabilidade dos Colaboradores da empresa.

28.1 - Medidas Técnicas e organizativas disponibilizadas pela Doctusware no âmbito do RGPD. Para enquadrar o cumprimento da proteção de dados, a Doctusware já adotou as seguintes medidas técnicas e organizativas, nos termos do art.º 32.º do RGPD: • Anonimização (eliminação dos dados pessoais) presente em todas as contas Doctusware para todos os acessos que não requeiram o conhecimento dos mesmos para o cumprimento do objetivo do acesso, como é o caso das operações de assistência técnica; • Backups diários, redundantes e geograficamente distantes por forma a assegurar a business continuity em caso de falha disruptiva dos serviços. Todos os backups são mantidos em instalações controladas pela empresa e devidamente criptografados para prevenir acessos não autorizados em caso de extravio; • Implementação de certificado de segurança no sítio de internet que garante a fidedignidade das informações mostradas • Sistema de autenticação de acessos com encriptação; • Utilização de código-fonte próprio, devidamente atualizado de acordo com os mais exigentes parâmetros de segurança informática.

Sempre que, no decurso da sua atividade a Doctusware necessite de subcontratar serviços a pessoas ou a outras empresas, que concorram para um melhor cumprimento/execução do serviço de faturação, a Doctusware certifica-se, através de inquéritos, obtenção de declarações e/ou visitas de auditoria, que o fornecedor em causa adota, por sua vez, as medidas técnicas e organizativas necessárias à proteção de dados pessoais, no âmbito do art.º 28.º do RGPD.

Seguindo as melhores práticas de "Privacy by Design", o Doctusware passa a incluir a partir de 25 de Maio de 2018 as seguintes ferramentas, facilitadoras do exercício dos direitos dos titulares de dados pessoais, como forma de auxílio ao responsável de tratamento, no âmbito do capítulo III do RGPD: • Exibição de "Aviso de Privacidade" no sítio de internet institucional da plataforma com possibilidade de compilação num formato de email passível de ser enviado ao titular dos dados pessoais; • Formulário de compilação de todas as informações de dados pessoais em formato de envio para o titular de dados pessoais, quando exercido o direito de acesso aos dados pessoais; • Formulário de retificação de dados pessoais que permitam a sua atualização, salvo se a esta atualização obstar outra legislação relevante; • Formulário de oposição parcial a tratamentos dos dados pessoais, com especial ênfase no envio de comunicações não essenciais para os procedimentos de faturação e cumprimento das respetivas regras; • Formulário de identificação de dados pessoais de caráter sensível ou especial de acordo com o descrito nos art.ºs 8.º, 9.º e 10.º do RGPD; • Formulário de comunicação de violação/adulteração de dados pessoais; • Inventário dos campos de dados pessoais recolhidos pela indicação dos campos que se encontram efetivamente preenchidos;

29 - Responsável de Proteção de Dados Pessoais e considerações finais A Doctusware compromete-se ainda a manter um registo detalhado "log" de todas as operações de tratamento de dados que permita fazer o controlo de acessos e das ações efetuadas sobre os dados pessoais. Caso o responsável de tratamento, isto é, a empresa cliente do Doctusware, verifique ou seja conhecedor de algum procedimento de acesso indevido, adulteração, extravio ou qualquer outra forma de violação de dados pessoais deverá imediatamente comunicá-la à Doctusware através dos contactos do Responsável de Tratamento de Dados Pessoais a seguir indicados: • Telefone: (+351) 226 051 250 • E-mail: dpo@doctusware.pt Para mais informações sobre o RGPD, consulte o link RGPD

30 - O suporte técnico do serviço da Doctusware será prestado preferencialmente pelos canais disponibilizados no site na página de suporte. O suporte será sempre prestado de forma gratuita, reservando-se a Doctusware o direito de classificar as questões de suporte técnico, consoante as prioridades de resolução, ou o que pertence ou não a esta categoria de questões. A prestação de assistência técnica será realizada pela ordem de chegada dos pedidos e condicionada pelo número de técnicos disponíveis pelo que terá um condicionamento maior fora dos horários de expediente (09.00H - 18.00H).

31 - Todas as paragens de serviço que sejam motivadas por questões técnicas previstas para o correto funcionamento do serviço, ou para melhoramento do mesmo, serão comunicadas ao cliente sempre que possível. Os conteúdos disponibilizados nos espaços a seguir a uma manutenção serão sempre iguais aos que existiam antes da paragem de serviço, exceto quebra de segurança ou falha de hardware, que serão sempre minimizadas ao intervalo temporal mínimo definido na secção de Dados destes Termos de Serviço.

32 - O cliente compromete-se a ter conhecimentos suficientes para fazer solicitações de assistência técnica, receber e interpretar as correspondentes respostas através dos meios indicados para a prestação da assistência técnica ao Serviço, não podendo, em caso algum o cliente solicitar a intervenção presencial de um técnico para a assistência que solicitar.

33 - A Doctusware compromete-se a que nenhuma prestação de assistência fique sem resposta inicial. É condição para a prestação de assistência que o cliente não seja devedor nem esteja em atraso com qualquer pagamento.

34 - A Doctusware obriga-se ainda a substituir todos os componentes de hardware de sua posse que impeçam o bom funcionamento do serviço com a maior brevidade possível. Este procedimento não terá qualquer custo adicional quer para os clientes utilizadores do Serviço.

35 - Os serviços contratados por este meio podem ser cancelados, suspensos ou eliminados caso sejam verificados uma ou mais das seguintes ações: a) Tentativas de acesso a dados alheios; b) Pesquisas não anunciadas e não autorizadas a eventuais vulnerabilidades do software Doctusware e do hardware que o aloja; c) Interferência intencional no bom serviço do hardware e do software do Serviço Doctusware;

36 - Ao cliente compete assegurar e acautelar a correta utilização de dados de terceiros. Sempre que a Doctusware receba informação sobre utilização abusiva de dados de terceiros por parte de um cliente, adquire automaticamente o direito de suspensão da conta de utilização até averiguação da veracidade dos dados recebidos. Se a utilização abusiva se verificar, a Doctusware adquire o direito de terminar a conta do cliente, sem direito a qualquer devolução das importâncias pagas e sem este adquirir direito a qualquer indemnização pela perda de dados e informações.

37 - É também proibida a colocação de qualquer script que necessite de assumir o root dos servidores, ou que possam interferir com o funcionamento dos mesmos. Da mesma forma é ainda proibida a promoção de cracking, hacking ou phishing.

38 - O cliente deve garantir que os equipamentos que utiliza para aceder ao site estão devidamente protegidos por antivirus e similares. É também fundamental que utilize apenas comunicações fidedignas, nunca redes Wi-Fi grátis e/ou desprotegidas

39 - Para o esclarecimento de qualquer dúvida sobre os presentes termos de serviço deverá ser colocada para apoio@doctusware.pt.